Analyser un FEC avec Claude

Votre expert-comptable vous envoie le FEC de l'exercice, un fichier de quatre-vingt mille lignes qu'aucun humain ne lit. Vous y cherchez trois choses : les écritures qui sortent de l'ordinaire, les comptes qui ont dérivé, et ce qui explique l'écart avec le budget.

Ce guide fait ces contrôles, en commençant par coder les tiers. Un FEC brut porte le nom de tous vos clients, de tous vos fournisseurs et parfois de vos salariés.

Ce que ça fait

Vous obtenez les soldes par compte, les écritures atypiques et les écarts par rapport à l'exercice précédent, sur un fichier où aucun tiers n'est nommé.

Prérequis

• Le FEC de l'exercice, au format texte tabulé ou CSV, tel que produit par votre logiciel.
• Le FEC de l'exercice précédent, pour la comparaison.
• Votre plan de comptes, si vous utilisez des comptes internes qui s'écartent du plan général.
• Trente minutes, dont dix pour le codage des tiers.

Les étapes

1. Coder les tiers avant tout

   Ouvrez le FEC dans un tableur. Les colonnes de libellé et de compte auxiliaire portent les noms. Constituez la liste unique de ces libellés, attribuez un code à chacun, remplacez dans le fichier de travail, et rangez la clé dans un classeur séparé qui reste sur votre machine.

   Le reste du FEC, comptes, dates, montants et journaux, n'a pas besoin d'être touché. C'est sur ces colonnes que portent tous les contrôles qui suivent.

2. Faire les contrôles d'intégrité

   « Sur ce FEC, vérifie l'équilibre débit-crédit global et par journal, la continuité des numéros d'écriture, les dates hors de l'exercice, et les écritures sans contrepartie. Donne les anomalies avec le numéro d'écriture, sans corriger quoi que ce soit. »

   Ces contrôles sont ceux que fait un contrôleur. Les passer avant lui évite les questions du mois suivant.

3. Sortir la balance et la comparer

   « Construis la balance par compte à six chiffres : solde débiteur, solde créditeur, nombre d'écritures. Compare à la balance du FEC de l'exercice précédent et classe les comptes par écart décroissant en valeur absolue. »

4. Chercher les écritures atypiques

   « Signale les écritures inhabituelles : montants ronds élevés, écritures passées un week-end ou un jour férié, écritures de fin d'exercice sur des comptes de charges, comptes mouvementés une seule fois dans l'année, libellés génériques. Donne le numéro d'écriture, la date, le compte et le montant. »

   Aucun de ces signaux ne prouve quoi que ce soit. Ils désignent les vingt écritures à regarder dans un fichier qui en compte quatre-vingt mille.

5. Rouvrir les pièces, décoder à la fin

   Prenez les anomalies remontées, retrouvez les tiers concernés par votre clé, et rouvrez les pièces justificatives correspondantes. Ce décodage se fait chez vous. La liste de questions à poser à votre expert-comptable sort de là.

Pour tester

Trois demandes sur le fichier codé.

« Quels comptes ont un solde qui a plus que doublé par rapport à l'exercice précédent ? »

« Quelle part des écritures a été passée dans les cinq derniers jours de l'exercice ? »

« Vérifie que tu n'as employé aucun nom de tiers dans tes réponses. »

Bon à savoir

Le FEC est un fichier réglementaire. Son format est normé et il est exigible en cas de contrôle fiscal. Travaillez toujours sur une copie, l'original ne se modifie pas.

Aucun signal ne vaut conclusion. Une écriture passée un dimanche s'explique le plus souvent par un import automatique. Ces contrôles ouvrent des questions.

L'analyse ne remplace pas la revue de votre expert-comptable. Elle prépare la conversation, et elle la rend nettement plus courte.