Nettoyer un export CRM dans Excel avec Claude

Quatre ans de saisie par six personnes différentes. Des sociétés écrites en majuscules, en minuscules, avec et sans SAS, des doublons qui ne se ressemblent qu'à l'œil, et trois colonnes de téléphone dont aucune n'est remplie partout.

Ce guide remet un export en état, en écrivant d'abord la règle de fusion et en gardant l'export d'origine intact.

Ce que ça fait

Vous obtenez un fichier normalisé, une liste de doublons candidats à valider, et un journal de ce qui a été modifié.

Prérequis

• L'export complet du CRM, et une copie de travail. L'original ne se touche pas.
• La règle de survivance : en cas de doublon, quelle fiche gagne. La plus récente, la plus complète, celle qui porte l'historique de facturation.
• Le format cible de chaque champ : téléphone, code postal, raison sociale, SIREN.
• Vingt minutes pour un fichier de quelques milliers de lignes.

Les étapes

1. Faire l'état des lieux avant de corriger

   « Analyse ce fichier sans le modifier. Pour chaque colonne : taux de remplissage, formats rencontrés, valeurs aberrantes, et nombre de valeurs distinctes. Dis-moi quelles colonnes sont inexploitables en l'état. »

   Ce diagnostic décide souvent d'abandonner une colonne plutôt que de la réparer, ce qui va plus vite et ment moins.

2. Normaliser les formats

   « Normalise dans une copie : raisons sociales en casse de titre avec la forme juridique en majuscules à la fin, téléphones au format +33 sans espaces, codes postaux sur cinq caractères avec le zéro initial conservé, SIREN sur neuf chiffres. Ajoute une colonne à côté de chaque colonne corrigée avec la valeur d'origine. »

   La colonne d'origine conservée est la sécurité qui permet de revenir en arrière sans relancer l'export.

3. Sortir les doublons sans les fusionner

   « Repère les doublons probables sur la raison sociale normalisée et le code postal, ainsi que sur le SIREN quand il est renseigné. Sors-les dans un onglet séparé, groupés, avec un indice de confiance. Ne fusionne rien. »

   La fusion automatique est ce qui détruit un CRM. Vous validez les groupes à l'œil, l'opération de fusion vient après.

4. Appliquer la règle de survivance

   « Pour les groupes que j'ai validés, construis la fiche survivante : on garde la fiche la plus récemment modifiée, et on complète ses champs vides avec les valeurs des autres fiches du groupe. Produis un journal ligne à ligne : identifiant conservé, identifiants supprimés, champs complétés et depuis quelle fiche. »

5. Contrôler avant de réimporter

   Comparez le nombre de lignes avant et après, et vérifiez que l'écart correspond exactement au nombre de doublons validés. Testez l'import sur vingt lignes avant de lancer le fichier complet. Gardez le journal : c'est lui qui répond quand quelqu'un cherche une fiche disparue.

Pour tester

Trois demandes sur le fichier nettoyé.

« Combien de lignes avant, combien après, et l'écart correspond-il aux fusions validées ? »

« Liste les lignes où la valeur normalisée diffère beaucoup de la valeur d'origine, que je vérifie à l'œil. »

« Quelles colonnes restent trop peu remplies pour servir à une segmentation ? »

Bon à savoir

Un nettoyage sans journal ne se défend pas. Six mois plus tard, la question portera sur une fiche précise, et seul le journal y répond.

Le SIREN est le meilleur pivot. Quand il est présent, il tranche les doublons que les raisons sociales laissent ambigus. Le compléter depuis une source publique vaut souvent le détour.

Le nettoyage ne tient pas tout seul. Sans contrainte de saisie dans le CRM, le fichier redevient sale en dix-huit mois.