Préparer un entretien annuel avec Claude
Un salarié à la fois
L'entretien est jeudi. Le compte rendu de l'an dernier est quelque part, les objectifs fixés en janvier aussi, et la conversation se tiendra sur le souvenir des trois derniers mois.
Ce guide prépare un entretien à la fois, avec les éléments factuels de l'année et les questions qui en découlent.
Données en jeu : personnelles, relatives à une personne identifiée.
Plan requis : Team ou Enterprise.
À retirer du fichier : le nom, remplacé par le poste ou un code, et tout élément de rémunération, de santé ou de vie privée. Vous préparez un entretien professionnel.
Après le travail : un projet par entretien, supprimé après. Ne constituez pas un espace unique où s'accumulent les dossiers de tous vos salariés.
Ce que ça fait
Vous obtenez une trame d'entretien nourrie des faits de l'année, avec les questions ouvertes à poser et les points à trancher.
Prérequis
- La fiche de poste et les objectifs fixés l'année précédente.
- Les éléments factuels de l'année : réalisations, projets menés, formations suivies.
- Le compte rendu de l'entretien précédent.
- Quinze minutes par entretien.
Les étapes
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Rassembler sans nommer
Rassemblez les pièces dans un dossier de travail, remplacez le nom par le poste ou un code. Retirez tout ce qui touche à la rémunération, aux absences pour raison de santé et à la situation personnelle. Ces sujets se traitent, mais hors de l'outil.
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Confronter les objectifs aux faits
« Voici les objectifs fixés l'an dernier et les éléments factuels de l'année. Pour chaque objectif : ce qui a été fait, ce qui manque, et ce que les éléments ne permettent pas de dire. Ne porte aucun jugement sur la personne, tiens-t'en aux faits fournis. »
La troisième colonne est la plus utile. Elle vous dit ce que vous ne savez pas et ce qu'il faut donc demander plutôt qu'affirmer.
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Préparer des questions ouvertes
« Propose huit questions ouvertes pour cet entretien : sur les réalisations de l'année, sur les obstacles rencontrés, sur l'évolution souhaitée, sur les moyens manquants. Pas de question fermée, pas de question qui appelle une justification défensive. »
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Traiter les points difficiles à part
Un écart récurrent se prépare en écrivant le fait, sa date et son effet, sans adjectif.
« Aide-moi à formuler ce point : [fait, date, conséquence constatée]. Une phrase descriptive, sans qualification de la personne ni de son intention, suivie d'une question ouverte. »
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Fixer les objectifs suivants
« À partir de la fiche de poste et de l'année écoulée, propose quatre objectifs pour l'année à venir, chacun avec un indicateur observable et les moyens nécessaires. Signale ceux qui dépendent de décisions que le salarié ne maîtrise pas. »
La dernière consigne évite l'objectif que la personne ne peut pas atteindre seule, source classique de conflit l'année suivante.
Pour tester
Trois demandes avant l'entretien.
« Quelles affirmations de cette trame ne reposent sur aucun élément que je t'ai fourni ? »
« Quelles questions risquent d'être reçues comme un reproche ? Propose une reformulation. »
« Quels objectifs proposés dépendent de moyens qui ne sont pas encore décidés ? »
Bon à savoir
L'entretien annuel et l'entretien professionnel sont deux choses distinctes. Le second, consacré aux perspectives d'évolution et à la formation, obéit à ses propres règles de périodicité et de trace écrite.
Le compte rendu peut resservir devant un juge. Écrivez des faits datés, jamais des appréciations sur la personne.
La préparation ne remplace pas la conversation. Une trame trop écrite transforme l'entretien en lecture, et ce que vous vouliez apprendre ne se dira pas.
Tuto vérifié le 11 septembre 2026.
Sources : code du travail, entretien professionnel (legifrance.gouv.fr) ; règlement (UE) 2016/679, principe de minimisation.