Préparer un fichier avant de le donner à Claude

L'expert-comptable réclame le détail des achats du trimestre. Vous exportez le grand livre, le fichier tombe dans le dossier de téléchargement, vous le glissez dans Claude pour qu'il repère les écritures douteuses. Ce fichier porte aussi le nom de vos clients, leurs adresses, la rémunération de trois personnes et l'identité du fournisseur que votre concurrent cherche depuis deux ans.

Ce guide ne discute pas du choix d'un outil. Il décrit le geste qui précède tous les autres tutos de cette série : réduire un fichier à ce que la question exige, et remplacer ce qui désigne des personnes par des codes dont vous gardez la clé.

Ce que ça fait

En douze minutes, vous transformez un export complet en extrait de travail qui répond à la même question sans porter le nom de personne.

Prérequis

• Le fichier d'origine, au format tableur. Un export CSV ou XLSX se travaille. Un lot de PDF impose un autre arbitrage, décrit plus bas.
• Excel, LibreOffice ou Google Sheets. Les formules données ici sont en français d'Excel.
• La question à laquelle vous voulez une réponse, écrite en une phrase. Elle détermine les colonnes qui restent.
• Douze minutes la première fois. Deux minutes les fois suivantes, une fois le classeur de correspondance en place.

Les étapes

1. Nommer la catégorie du fichier

   Quatre catégories suffisent. Publiques : le fichier pourrait être mis en ligne sans conséquence. Internes : il gêne s'il sort, sans désigner personne. Personnelles : il contient des noms, des adresses, des rémunérations, des candidatures. Secret d'affaires : il contient vos marges, vos fournisseurs, vos prix.

   Le test qui tranche vite : si ce fichier partait par erreur au mauvais destinataire, qui appellerait son avocat ? Personne, votre associé, un salarié, un client. La réponse donne la catégorie.

   Les deux dernières catégories imposent un compte Team ou Enterprise, seules offres couvertes par un contrat de sous-traitance chez Anthropic. Sur Pro ou Max, elles restent envisageables avec l'entraînement désactivé et la substitution des noms faite d'abord.

2. Supprimer les colonnes que la question n'utilise pas

   Écrivez votre question en une phrase, puis relisez les en-têtes. Pour « quelles factures dépassent trente jours de retard », il faut le client, le montant, la date d'échéance, la date de paiement. L'adresse, le téléphone, le contact, le RIB et l'historique des trois années précédentes ne servent à rien dans cette question.

   Dupliquez l'onglet, supprimez les colonnes inutiles dans la copie, enregistrez sous un nom qui dit ce que c'est : 2026-07_impayes_extrait.xlsx. Le fichier d'origine reste intact à côté.

   Cette étape fait le gros du travail. Un export de vingt-deux colonnes descend souvent à quatre, et la moitié du problème de confidentialité disparaît avec les dix-huit autres.

3. Remplacer les noms par des codes

   Dans le classeur d'extrait, créez un onglet cle. Copiez-y la colonne des noms, puis Données > Supprimer les doublons pour obtenir la liste unique. En colonne B, à côté du premier nom :

   ="T"&TEXTE(LIGNE()-1;"000")

   Vous obtenez T001, T002, T003. Recopiez la formule vers le bas. Revenez sur l'onglet de travail, ajoutez une colonne code :

   =RECHERCHEV(A2;cle!A:B;2;FAUX)

   Recopiez vers le bas, sélectionnez la colonne, Copier puis Collage spécial > Valeurs. Supprimez ensuite la colonne des noms. Déplacez enfin l'onglet cle dans un classeur séparé, 2026-07_cle.xlsx, rangé dans le dossier client. Ce classeur ne quitte jamais votre machine.

   Sur un lot de PDF, la substitution n'est pas praticable : on ne réécrit pas cinquante factures. L'arbitrage se déplace alors sur le plan utilisé et sur le périmètre du lot, en ne connectant que le dossier du trimestre concerné.

4. Relire ce qui reste

   Quatre recherches rapides dans le fichier allégé. Ctrl+F sur @ pour les adresses mail restées dans un commentaire. Sur FR76 pour les IBAN. Un coup d'œil aux dates de naissance et aux numéros à treize chiffres. Un dernier aux en-têtes et pieds de page, où le nom du cabinet et celui du dossier se logent souvent.

   Les métadonnées voyagent avec le fichier. Dans Excel ou Word : Fichier > Informations > Vérifier l'absence de problème > Inspecter le document, puis supprimez les propriétés et informations personnelles.

   Le nom du fichier lui-même part avec le reste. Dupont_licenciement_v3.docx raconte déjà l'essentiel avant même l'ouverture.

5. Dire à Claude qu'il travaille sur des codes

   Un tableau de codes sans consigne invite à la déduction. Ouvrez la demande par une phrase qui ferme la porte.

   « Dans ce tableau, les tiers sont désignés par des codes de la forme T001. Travaille sur les codes. Ne cherche pas à identifier qui ils désignent et ne complète aucune information absente du fichier. »

   Le résultat revient codé. La correspondance se refait chez vous, avec la même RECHERCHEV dans l'autre sens, au moment de produire la version qui part au client ou à l'expert-comptable.

6. Fermer derrière vous

   Le travail fini, supprimez la conversation depuis la liste de gauche, et détachez le dossier du projet s'il y était attaché. Rangez l'extrait et la clé dans le dossier client, supprimez la copie qui traîne dans le dossier de téléchargement.

   Une précision qui compte : supprimer une conversation vaut pour l'avenir. Si le réglage d'entraînement était actif sur un compte Free, Pro ou Max au moment de l'envoi, le contenu a déjà servi. Le réglage se vérifie avant, dans Réglages > Confidentialité.

Pour tester

Trois demandes à passer sur un fichier réel, la première sans envoyer une seule ligne de données.

« Voici la liste des en-têtes de colonnes de mon export. Ma question est : quelles factures dépassent trente jours de retard ? Dis-moi quelles colonnes je peux supprimer avant de te donner le fichier. »

« Relis ce texte et signale tout ce qui permettrait d'identifier une personne ou une entreprise, y compris par recoupement. »

« Ce tableau utilise des codes tiers. Vérifie que tu n'as employé aucun nom réel dans ta réponse. »

Bon à savoir

Coder ne fait pas sortir du RGPD. Tant que la clé de correspondance existe, le fichier reste une donnée personnelle au sens du règlement. La manip réduit fortement le risque en cas d'incident, sans lever l'obligation de déclarer le traitement. Le registre et la mention d'information sont traités dans le tuto « Claude et RGPD ».

Local ne veut pas dire privé. Quand Cowork lit un dossier de votre disque, le contenu des fichiers utilisés quitte la machine pour être traité sur les serveurs d'Anthropic. L'isolation de la session limite l'endroit où le code s'exécute. Elle ne limite pas ce qui est lu.

La capture d'écran est le trou classique. Un tableau photographié pour aller plus vite contient les mêmes noms que le fichier, sans être passé par aucune des étapes ci-dessus.

Le coût réel de la manip. Douze minutes la première fois sur un export donné. Deux minutes chaque mois suivant, puisque le classeur de correspondance se rouvre et se complète. Au-delà de trois usages par mois du même export, la préparation mérite d'être écrite comme compétence, ce que décrit le tuto « Transformer une procédure interne en compétence ».