Rédiger une convocation à entretien préalable avec Claude
Le modèle d'abord, le nom après
La décision est prise, l'entretien doit se tenir, et la lettre part demain. Un modèle trouvé en ligne circule dans l'entreprise depuis trois ans. Personne ne sait de quelle année il date ni ce qui a changé depuis.
Ce guide construit un modèle vierge, fait vérifier chacune de ses mentions contre le texte officiel, et garde le nom du salarié hors de toute conversation.
Données en jeu : publiques, à condition de travailler sur un modèle vierge. Le dossier disciplinaire d'un salarié relève d'une autre catégorie et ne part pas dans une conversation.
Plan requis : tout plan payant pour le modèle vierge. Rien ne justifie d'y mettre le cas réel.
À retirer du fichier : le nom, le poste, les dates et les faits. Vous travaillez avec des crochets, vous remplissez dans Word.
Après le travail : le modèle se range dans vos documents RH. La lettre remplie ne repasse jamais par Claude.
Ce que ça fait
Vous obtenez un modèle de convocation à trous, dont chaque mention obligatoire a été confrontée à l'article du code du travail qui la fonde.
Prérequis
- Le connecteur Legifrance, installé une fois. La manip est dans le tuto Brancher Claude à Legifrance.
- Votre convention collective, qui ajoute souvent des règles de procédure et de délai.
- La liste de vos représentants du personnel, ou l'information qu'il n'y en a pas dans l'entreprise. Cette réponse change la mention d'assistance.
- Quinze minutes pour le modèle. Le cas réel se traite ensuite hors écran.
Les étapes
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Demander la liste des mentions, avec les articles
Commencez par la matière juridique, sans rédaction.
« Avec le connecteur Legifrance, liste les mentions obligatoires d'une lettre de convocation à entretien préalable à un licenciement pour motif personnel dans une entreprise du secteur privé. Pour chaque mention, cite l'article du code du travail applicable et sa version en vigueur. Ne rédige encore aucune lettre. »
Vous devez voir apparaître l'objet de la convocation, la date, l'heure et le lieu de l'entretien, la mention de la possibilité de se faire assister, et le délai minimal entre la remise de la convocation et l'entretien.
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Trancher le cas de l'assistance
La mention change selon qu'il existe ou non des représentants du personnel dans l'entreprise. Dans le second cas, la lettre doit indiquer la liste préfectorale des conseillers du salarié et où la consulter.
« Donne les deux formulations de la mention d'assistance, celle qui s'applique avec représentants du personnel et celle qui s'applique sans, avec l'article correspondant pour chacune. »
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Faire rédiger le modèle à trous
« Rédige un modèle de lettre de convocation, avec des crochets pour toutes les données variables : [nom], [poste], [date], [heure], [lieu]. Aucun nom réel, aucune date réelle. Ton neutre, sans qualification des faits. Indique en commentaire, sous chaque paragraphe, l'article qui le fonde. »
La consigne sur la qualification des faits compte : la convocation annonce un entretien, elle ne prononce rien et ne détaille pas les griefs.
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Passer la convention collective
Beaucoup de conventions ajoutent des délais, une information du salarié ou une saisine préalable d'une commission.
« Voici le titre et l'identifiant de ma convention collective. Vérifie si elle prévoit des règles de procédure disciplinaire qui s'ajoutent au code du travail, et cite les articles concernés. »
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Remplir hors ligne, et faire relire
Ouvrez le modèle dans Word, remplissez les crochets, vérifiez les dates au calendrier. Cette étape ne passe par aucune conversation. Sur un dossier à enjeu, la relecture par un avocat en droit social reste le bon réflexe, et elle coûte moins cher que la requalification.
Pour tester
Trois demandes à passer sur le modèle, jamais sur la lettre remplie.
« Relis ce modèle et signale toute mention que le code du travail n'impose pas, en expliquant le risque qu'elle ajoute. »
« Vérifie que la rédaction ne qualifie pas les faits ni n'annonce de décision. »
« Reprends chaque article cité et confirme sa version en vigueur à la date d'aujourd'hui sur Legifrance. »
Bon à savoir
Les délais se comptent en jours ouvrables. Un délai minimal court entre la remise de la convocation et l'entretien, un autre entre l'entretien et la notification éventuelle. Ces deux compteurs se vérifient au calendrier plutôt que de mémoire, et les jours fériés les décalent.
Le dossier disciplinaire ne rentre pas dans une conversation. Les faits reprochés, les attestations et les échanges internes forment un ensemble de données personnelles particulièrement sensible, susceptible d'atterrir un jour devant un conseil de prud'hommes.
Ce guide donne une méthode, sans valoir consultation. La procédure disciplinaire se joue sur des détails de délai et de forme, et une irrégularité se paie en indemnités.
Tuto vérifié le 11 septembre 2026. Les textes évoluent : Legifrance fait foi.
Sources : code du travail, dispositions relatives à l'entretien préalable au licenciement (legifrance.gouv.fr) ; connecteur OpenLegi.