Relancer les factures impayées avec Claude

Vous savez qu'il y a des impayés. Vous ne savez pas combien, ni depuis quand, parce que la réponse suppose de croiser l'échéancier avec le relevé bancaire, et que personne n'a le temps un mardi après-midi.

Ce guide sort la liste des retards par ancienneté et prépare les courriers de relance, à partir d'un extrait de trois colonnes où les clients sont désignés par des codes.

Ce que ça fait

Vous obtenez la liste des retards classée par ancienneté, le montant total en jeu, et trois modèles de relance de ton croissant.

Prérequis

• Un export de votre logiciel de facturation, au format CSV ou XLSX, avec les dates d'échéance et de règlement.
• Vos conditions générales de vente, pour les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement.
• Un classeur de correspondance entre codes et noms, gardé sur votre machine.
• Quinze minutes.

Les étapes

1. Réduire l'export

   Gardez quatre colonnes : code client, numéro de facture, montant TTC, date d'échéance. Ajoutez la date de règlement si elle existe. Supprimez tout le reste, adresses et contacts compris, qui ne servent à aucun calcul de retard.

   Remplacez les noms par des codes, gardez la clé à part. Une relance ne se prépare pas sur les noms : elle se prépare sur des montants et des dates.

2. Faire sortir le tableau des retards

   « À partir de ce fichier, construis un tableau des factures non réglées à la date d'aujourd'hui, avec le code client, le numéro, le montant et le nombre de jours de retard. Classe par ancienneté décroissante et regroupe par tranches : moins de 15 jours, 15 à 30, 30 à 60, plus de 60. Donne le montant total par tranche. N'invente aucune ligne. »

   Comparez le total obtenu à votre solde clients comptable avant d'aller plus loin. Un écart signale une colonne mal lue, et vaut mieux d'être trouvé maintenant.

3. Préparer trois niveaux de relance

   Une relance unique et ferme abîme les relations sur les petits retards. Trois tons, calés sur les tranches.

   « Rédige trois modèles de relance avec des crochets pour [client], [numéro], [montant], [échéance]. Le premier : rappel neutre, l'oubli est l'hypothèse par défaut. Le deuxième : rappel ferme avec demande de date de règlement. Le troisième : mise en demeure avant recouvrement, avec mention des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire prévues par mes CGV. Ton professionnel, phrases courtes, pas de menace inutile dans les deux premiers. »

4. Vérifier les mentions du troisième

   Le troisième courrier engage. Faites confirmer le taux de pénalité et le montant de l'indemnité forfaitaire contre vos propres CGV, plutôt que contre un usage général.

   « Voici l'article de mes CGV sur les retards de paiement. Vérifie que le modèle de mise en demeure correspond exactement à ce que prévoient mes CGV, et signale toute mention que j'aurais ajoutée sans base. »

5. Remplir et envoyer vous-même

   Les courriers se remplissent dans Word depuis le classeur de correspondance. L'envoi reste manuel : une relance part sous votre nom, et le dernier regard avant envoi évite le courrier adressé au client qui a payé la veille.

Pour tester

Trois demandes sur le tableau produit.

« Quel est le montant total en retard de plus de 60 jours, et combien de clients distincts cela représente ? »

« Y a-t-il des clients dont le retard se répète d'un trimestre à l'autre ? »

« Liste les lignes où la date d'échéance manque ou paraît incohérente avec la date de facture. »

Bon à savoir

Le retard chronique est une information commerciale. Un client qui paie systématiquement à soixante jours mérite une renégociation d'acompte plutôt qu'une relance de plus.

La mise en demeure fait courir des effets juridiques. Sur un montant significatif ou un client en difficulté, la rédaction se valide avec votre conseil avant envoi.

Le vrai gain se situe en amont. Un acompte à la commande et une facturation le jour de la livraison font disparaître la moitié des lignes de ce tableau.