Traiter les notes de frais avec Claude
Un lot de justificatifs, un tableau contrôlé
Fin de mois. Une enveloppe de tickets, des photos floues envoyées par messagerie, et un tableau à remplir avant la paie. Le contrôle se fait à l'œil, et l'erreur passe toujours sur la ligne vingt-trois.
Ce guide transforme un lot de justificatifs en tableau contrôlable, avec les règles de votre politique de frais appliquées et les anomalies remontées.
Données en jeu : personnelles. Des frais racontent des déplacements, des horaires et parfois des habitudes de vie.
Plan requis : Team ou Enterprise.
À retirer du fichier : remplacez les noms de salariés par des codes dans le tableau de sortie. Les justificatifs eux-mêmes ne se pseudonymisent pas, ce qui limite ce lot à un compte d'entreprise.
Après le travail : détachez le dossier, supprimez la conversation. Les justificatifs restent dans votre archivage légal.
Ce que ça fait
Vous désignez un dossier de justificatifs, vous récupérez un tableau avec une ligne par pièce, la TVA ventilée et les écarts signalés.
Prérequis
- Cowork et un dossier par période, un justificatif par fichier.
- Votre politique de frais : plafonds repas, barème kilométrique retenu, dépenses exclues.
- Un tableau de correspondance entre codes et salariés, gardé en local.
- Quinze minutes pour un lot d'une trentaine de pièces.
Les étapes
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Ranger le lot par période et par personne
Un dossier par mois, un sous-dossier par code salarié. Ne renommez pas les fichiers : leur nom d'origine sert de repère au contrôle.
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Extraire vers un tableau
« Lis tous les justificatifs du dossier et construis un classeur, une ligne par pièce, avec ces colonnes : code salarié (le nom du sous-dossier), date, nature de la dépense, fournisseur, montant TTC, TVA, montant HT, source (nom du fichier). Si une information n'apparaît pas sur la pièce, laisse la cellule vide sans la déduire ni la recalculer. »
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Appliquer votre politique
« Voici ma politique de frais : [plafonds, exclusions, barème]. Ajoute une colonne conformité qui indique, pour chaque ligne, si la dépense respecte la politique, et une colonne motif pour les lignes hors politique. Ne modifie aucun montant. »
Le tableau devient utilisable en l'état pour la discussion avec la personne concernée, sans jugement ajouté.
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Chercher les anomalies de lot
Les erreurs les plus coûteuses ne sont pas les dépassements, mais les doublons et les pièces manquantes.
« Signale les doublons probables : même date, même fournisseur, même montant. Signale aussi les pièces où la TVA ne correspond pas aux taux français usuels, et celles où le total ne tombe pas juste. »
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Contrôler avant la paie
Comptez les lignes contre le nombre de fichiers. Rapprochez le total des remboursements du montant que vous vous apprêtez à passer en paie. Rouvrez deux ou trois pièces au hasard par la colonne source. Trois minutes, et le tableau devient opposable.
Pour tester
Trois demandes une fois le tableau produit.
« Combien de fichiers dans le dossier, combien de lignes dans le classeur ? Si les nombres diffèrent, dis-moi lesquels manquent. »
« Liste les pièces où tu n'as pas trouvé la date ou le montant de TVA. »
« Donne le total remboursable par code salarié, avec de vraies formules Excel. »
Bon à savoir
Les photos de tickets sont le cas fragile. Un ticket thermique photographié de travers se lit mal, et l'erreur se loge dans les chiffres. Traitez ces pièces à part et contrôlez-les une par une.
Le tableau reste un brouillon de saisie. Il n'entre en comptabilité ni en paie avant rapprochement des totaux.
Les frais disent des choses personnelles. Restaurants, hôtels, pharmacies. Le tableau se range avec les mêmes précautions qu'un bulletin de paie.
Tuto vérifié le 11 septembre 2026.
Sources : documentation Claude Cowork (claude.com/docs/cowork).