Trier sa boîte mail avec Claude

Quatre mille messages non lus. Vous savez qu'il y a dedans trois choses urgentes et trois mille neuf cent quatre-vingt-dix-sept qui ne le sont pas. Chaque tentative de tri s'arrête au bout de vingt minutes.

Ce guide commence par un diagnostic de ce qui arrive réellement, puis pose des règles. Aucune suppression ne se délègue, et la raison figure plus bas.

Ce que ça fait

Vous obtenez la structure de ce qui arrive dans votre boîte, les règles de classement à créer, et la liste de ce qui attend une réponse.

Prérequis

• Le connecteur de messagerie activé, avec lecture attentive des permissions. Un accès en écriture permet l'envoi et la modification des réglages.
• Une période de travail : les trois derniers mois plutôt que les cinq dernières années.
• Quinze minutes pour le diagnostic, davantage pour l'exécution.

Les étapes

1. Lire les permissions avant d'accepter

   L'écran d'autorisation liste ce que le connecteur pourra faire. Lire les messages, en envoyer, modifier les réglages de la boîte. Accordez le minimum utile, et sachez ce que vous accordez : un connecteur en écriture sur la messagerie est un pouvoir considérable.

2. Diagnostiquer ce qui arrive

   « Sur les trois derniers mois, donne la répartition des messages reçus : par expéditeur principal, par type (notification automatique, newsletter, échange avec un client, interne), et par volume. Ne modifie rien, ne supprime rien. »

   Le diagnostic surprend presque toujours. L'essentiel du volume vient de dix expéditeurs automatiques, que trois désabonnements règlent définitivement.

3. Traiter la source avant le stock

   Désabonnez-vous, coupez les notifications à la source dans les outils qui les envoient. Cette étape se fait à la main, dans chaque outil, et elle fait disparaître le problème plutôt que de le ranger.

4. Sortir ce qui attend une réponse

   « Liste les messages des trois derniers mois qui contiennent une question ou une demande directe qui m'est adressée et auxquels aucune réponse de ma part n'a suivi. Donne l'expéditeur, la date, la demande en une ligne. Classe du plus ancien au plus récent. »

   Cette liste-là justifie à elle seule l'exercice. Elle fait ressortir les demandes tombées entre deux semaines chargées.

5. Créer les règles, garder la suppression pour vous

   Demandez la liste des règles de classement à créer, puis créez-les vous-même dans votre messagerie. Le classement automatique est réversible, la suppression ne l'est pas. Aucune règle de suppression, aucune règle de transfert automatique ne se met en place sans que vous l'ayez écrite et comprise.

Pour tester

Trois demandes en lecture seule.

« Quels expéditeurs représentent la moitié du volume reçu ? »

« Quels messages de plus de trois semaines attendent encore une réponse de ma part ? »

« Quelles permissions exactes as-tu sur cette boîte en ce moment ? »

Bon à savoir

Une boîte mail professionnelle contient les données de tiers. Vos clients, vos salariés, vos candidats. La connecter engage bien au-delà de vos propres données, ce qui justifie le compte d'entreprise.

Les règles de transfert automatique sont un point de contrôle de sécurité. Elles figurent parmi les premiers réglages modifiés lors d'une compromission de compte. Créez-les vous-même, et relisez-les périodiquement.

Le tri ne tient pas sans la source. Sans désabonnement ni coupure des notifications, la boîte se remplit à nouveau en six semaines.